こんにちは。
プラザセレクトグループ代表の三谷です。

仕事をしているとたくさんのやらなければいけないことがあります。そしてそれはどんどん増えてきますね。皆さんもそういう経験があると思います。実際にそれをどうにかして乗り越えないといけない時期があることは間違いありません。時間に追われ仕事量に忙殺される大変さの中で学ぶことはあります。それによって効率的な仕事のやり方や、何が大切で何が不必要かを判別する能力も身につきます。量稽古によって質が上がるということです。若いうちの数年はそういう時期があってもよいと私は思っています。しかしそれをいつまでも続けていてはいけません。

日々の業務であれをやったほうがいい、これもやったほうがいいとタスクが増えてスケジュールが埋まります。これら一つずつは大した量ではないにしても積み重なると膨大な量となります。やったそうがいい事は山ほどありますし、できることならそれら全てやっていくに越したことはありません。だが残念なことに人の持ち時間は1日24時間と決まっています。全てのことはできません。すると今度はやらないことを決めようという理論となります。しかしこのやらないことを決めるというのはかなり難しい。会社員のほとんどが自分の意思でやらないことを決めることはできないでしょう。相応の権限とやらないでいいことを判別する高い能力が必要になります。会社全体のバランスでどれが効果的でどれが業績にインパクトが大きいかがわからないからですね。そして次に出てくるワードが優先順位を決めるということ。これもまた自分だけの判断は結構難しいです。だから上司は優先順位を明確に示す必要がありますし、部下側もこれはパンクするぞと思えば自分から早い段階でどれが優先順位の高い仕事なのかを確認にいかなければなりません。これがいわゆるホウレンソウ。

まずやらないことを決めるという点を掘り下げると、これはどんどん増えていくタスクの中でいらないものを切り捨てていく作業です。時間をかけて一生懸命やっていたことをやめてしまうのは非常に惜しい。せっかくここまでやったのにという心理が働くからです。これは私も感じますし人間は誰でもあります。ただ仕事がうまくいく人は違います。どんどん切り捨てます。数ヶ月、あるいは年単位で一生懸命やり続けたことでさえ、今この瞬間にもっとそれより効果が大きいものがあればそっちに切り替える潔さ、判断力、決断力を持っています。しかも今の時代は数ヶ月も経たないうちに技術が開発され市場は一気に変化します。こうしようと決めた時から今では状況が全く違うこともあります。準備段階中に状況が変われば即それに対応した動きに変化することは必須です。ただ反面コツコツやっていかなければならないこともあります。これが先に述べたどれが必要でどれが必要でないかの判断となります。時間軸と先を読む高い能力が必要だからこの判断は高度なのです。よってこの判断をするのは上司の役割。そしてその決定に速やかに従うのは部下の役割。上司の判断力が正しければの前提でいえば、そのほうが仕事がスムーズに進み成果も上がるので部下本人にとっても良い結果となるはずです。

次に大切なことは、残った優先順位の高い仕事の中から自分にしかできない仕事と自分でなくてもできる仕事に明確に分けること。そして自分でなくてもできる仕事は全て他人にパスです。このパスする仕事も最初にこの流れでやればいいという形を示さないといけませんし、経験しておかないと気付けないこともあるのでことによっては最初だけ自分の手を動かすことは必要。しかしそれは最初だけ。それをずっとやる必要なありません。一回だけ流れを作れば後はやっといてくださいと頼めば良いのです。

このように人に任せることをしなければ自分の時間がパンクします。そしてもしそのタスクが自分よりうまくできる人がいるならばその人に任すほうが成果物の質も上がります。全てのことをうまくできる人などいません。餅は餅屋ということです。気軽に頼めばいいのです。最近なら外注のサービスもいくらでもあるのだからそれらをうまく駆使して自分は自分にしかできないことに集中する。これが最も高い生産性を生み出します。注意点としてこの理論は会社のバックアップが必須ですから経営側、上司側がみんなが働きやすく、高い成果と生産性を実現するためにその環境を作ることが大事だと思います。

自分の時間と脳を身軽にすることが新たなチャレンジの時間を創出することになりますし、一度に多くの仕事を一気に進めることができる方法です。多くの成果を出すことができる秘訣はここにあります。仕事は抱え込んではダメです。どんどんパスです。

時間は有限。自分の仕事を見直してみましょう！

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